6 abilità fondamentali
Per scrivere e-mail efficaci sono fondamentali sei abilità:
1. Anzitutto la chiarezza: ridurre i disturbi della comprensione, combinando semplicità e sintesi. In PNL c’è un modello linguistico ( metamodello) ha qui ampio terreno di applicazione.
- Saper porre a noi stessi le domande che si porrà il lettore: ho cancellato parti importanti del mio ragionamento?
- Ho generalizzato o deformato alcuni concetti?
- Il lettore sarà disposto a confrontarsi con la mia esperienza?
2. Inoltre la vaghezza, parte complementare della chiarezza. A volte bisogna essere chiari; altre volte bisogna, o conviene, essere vaghi. Utilizzare l’approccio del Milton model: il linguaggio aperto e seduttivo ci permette di essere «abilmente vaghi», facendo affermazioni abbastanza generiche per ricalcare la posizione del lettore, qualunque essa sia.
Se voglio convincere qualcuno, per esempio, posso cominciare con un ricalco generico: sociale, situazionale, emotivo ecc. («L’ambiente in cui viviamo è il patrimonio più prezioso per tutti noi»); o con un argomento in cui la maggior parte dei lettori può riconoscersi facilmente
3. C’è poi la struttura dell’e-mail (inizio-corpo-fine). Tre sigle possono aiutarci a organizzare il testo in base all’obiettivo:
- BLOT (bottom line on top), l’argomento principale all’inizio (per esempio, comunicati stampa, memo, avvisi);
- BLIM (bottom line in the middle), l’argomento principale in mezzo (cattive notizie);
- BLOB (bottom line on the bottom), l’argomento principale alla fine (proposte commerciali, inviti, messaggi motivazionali).
4. La quarta abilità è quella di catturare l’attenzione del lettore con una scrittura vivace e interessante. Domande, elementi di sorpresa, variazioni di ritmo, interruzioni di schema, nonché figure retoriche, giochi con le parole e con i numeri. Tecniche di ricalco che sanno creare sintonia e intimità con il lettore. Metafore che sanno trasmettergli un messaggio agendo sulla sua sfera inconscia.
5. Altra abilità è lo stile: avere un ampio repertorio di stili, per saper scegliere il più adatto a ogni pubblico, a ogni obiettivo, a ogni strumento.
6. Infine il processo di scrittura: gestire al meglio le diverse fasi dello scrivere, dal prewriting al freewriting al rewriting (progettazione, stesura, revisione).
Uno scrittore scrupoloso, per ogni frase che compone, si porrà almeno quattro domande, e cioè: cosa sto cercando di dire? con quali parole posso esprimerlo? quali immagini o espressioni lo renderanno più chiaro? l’immagine che sto per utilizzare è abbastanza attuale per suscitare l’effetto desiderato?
(George Orwell)